L’ordine in ufficio non è solo una questione di estetica, ma fa risparmiare energie e accresce la produttività. Lo dimostra il metodo “Work clean”.
Da quando avete preso in mano voi le pulizie dell’ufficio, la differenza si vede!
Se c’è una cosa che mi riempie di emozione, è sentirmi dire da un cliente una frase come questa. Da un lato infatti capisco che il servizio di pulizie, in un ufficio, possa quasi essere dato per scontato. Ma è proprio per questo che noi di Puliams ci impegniamo al 100% per rendere gli spazi non solo più puliti, ma anche più ordinati, belli e funzionali. La nostra esperienza ci insegna che ne vale la pena: i benefici dell’ordine in ufficio per la vita dell’azienda sono stati addirittura formalizzati in un vero e proprio metodo, che prende il nome di Work clean.
Work clean, il metodo è servito
Ormai sono passati diversi mesi da quando, seminascosto sullo scaffale di una libreria, ho scovato un titolo che ha subito attirato la mia attenzione: “Il metodo è servito”, adattamento dall’inglese di “Work clean”.
Mentre macinavo pagine e pagine, mi sembrava incredibile che l’autore (Dan Charnas) fosse riuscito a mettere nero su bianco in modo così sistematico alcuni principi fondamentali per noi di Puliams. Inutile dire che, da allora, quando incontro un potenziale cliente non perdo l’occasione per consigliargli questa lettura.
Work clean nasce nelle cucine dei grandi ristoranti. A prima vista potrà sembrare una scelta un po’ strana, ma a pensarci bene sono ben pochi i luoghi di lavoro così efficienti. Se il cliente si vede servire al tavolo la pietanza che ha ordinato pochi minuti prima, è perché dietro le quinte ci sono persone che hanno trasformato i pochi metri quadri di una cucina in una vera e propria macchina da guerra in cui (per riprendere una metafora culinaria) tutto fila liscio come l’olio.
La mise en place è una questione di ordine (anche mentale)
Il segreto si chiama mise en place, cioè disposizione logica di tutti gli ingredienti, le pentole e gli utensili necessari per un servizio e una preparazione. Qualsiasi scuola di cucina dedica ampio spazio a questa tecnica, che viene poi perfezionata negli anni.
Devo dire che, non avendo mai messo piede in una cucina, prima di leggere “Work clean” mi ero fatta un’idea un po’ romantica di questo mondo. Nel mio immaginario era un mestiere fatto di creatività, a volte anche di improvvisazione. Niente di più sbagliato!
Fin dai primissimi mesi di pratica, gli apprendisti hanno una tabella di marcia serrata: ogni alimento dev’essere tagliato con il coltello giusto e disposto in un determinato piatto, ogni utensile va subito lavato e rimesso al suo posto dopo l’uso, bisogna finire tutto in tempo senza perdersi in chiacchiere. Regole molto concrete, che si riescono a rispettare soltanto se alla base c’è un impeccabile ordine mentale.
Cosa ci insegnano gli chef sull’ordine in ufficio
Quando parlo di questo libro all’assistente di direzione o al titolare di un’azienda, non è raro intravedere uno sguardo perplesso. La domanda è comprensibile: cosa c’entra un ufficio con la cucina di un ristorante?
L’autore dà una risposta molto chiara. Il motivo per cui sistemiamo i nostri spazi è quello di eliminare gli attriti. Se lo spazio è in ordine, riusciamo facilmente a fare più cose in meno tempo, conservando le energie vitali che possiamo dedicare alle questioni davvero importanti.
In cucina, i trenta secondi persi a cercare il mestolo giusto sono più che sufficienti per far attaccare il condimento alla padella, rischiando di fare una figuraccia. Certo, la cucina è un ambiente particolare in cui i gesti sono rapidi e ripetitivi, ma in fondo l’ufficio non è poi così diverso.
Quante volte hai perso minuti interi per cercare un documento che fino al giorno prima era sulla scrivania? Oppure a districare i cavi delle cuffie, mentre la suoneria di Skype già suonava per la call in arrivo? Per non parlare di tutti quegli effetti psicologici impercettibili, che piano piano si sedimentano fino a diventare insopportabili. Se la settimana di lavoro già si prospetta impegnativa, quanto è sconfortante sedersi a una scrivania strabordante di cartacce e tazzine del caffè sporche?
Se questo quadro ti suona familiare, sappi che non sei il solo. Dopo averne visitati decine e decine, posso garantirti che capita in qualsiasi ufficio, dagli studi legali alle agenzie di comunicazione.
Man mano che il disordine aumenta, per giunta, hai sempre meno voglia di affrontarlo, perché hai l’impressione che sia un’impresa troppo lunga e destinata a fallire miseramente. Tanto più se nella stanza ci sono tante postazioni di lavoro, il che è la norma in una città come Milano, dove gli open space e i coworking sono sempre più diffusi. Magari un dipendente mostra una precisione degna di un grande chef, ma questo serve a ben poco se negli spazi comuni regna la confusione.
Chi cerca di liquidare la cosa pensando che serva solo un po’ di attenzione, dice una mezza verità. Come ci dimostra Work clean, serve qualcosa di più: serve un metodo.
La tua mise en place d’ufficio
Noi di Puliams ci occupiamo della tua mise en place d’ufficio.
Questo significa tre cose:
- Puliamo con cura, concordando insieme a te gli aspetti su cui focalizzare particolare attenzione: sappiamo che un coworking affollato di startupper è diverso dallo studio di un commercialista, la scrivania di un architetto è diversa da quella di uno psicologo.
- Riordiniamo gli spazi comuni. Così, quando sta per iniziare una riunione, nessuno deve affannarsi alla ricerca del cavo giusto per proiettare le slide o del bicchiere pulito per offrire l’acqua al cliente.
- Controlliamo che tutto funzioni sempre al meglio, ti segnaliamo eventuali guasti e siamo noi stessi a fare piccoli ritocchi, se per esempio un rubinetto perde o si è bruciata una lampadina.
Se poi c’è un’occasione speciale a cui tieni particolarmente, o semplicemente il tuo ufficio ti sembra un po’ trascurato e hai voglia di rifargli il look, puoi prenotare il nostro servizio di office make-up.
Sai quand’è che siamo davvero soddisfatti della nostra mise en place? Quando i nostri clienti sono liberi di concentrarsi esclusivamente sul loro lavoro, senza distrazioni che spesso si traducono in perdite di tempo e malumori, e quando ci confermano che la produttività ha fatto passi da gigante!
Se vuoi che il tuo ufficio sia all’altezza di un ristorante stellato, contattaci.
